СОЮЗ "ОБЪЕДИНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРОФСОЮЗОВ КБР"

Вопрос-ответ. Нарушения социально-трудовых прав работников ФП КБР

Приступаем к планированию отпусков на 2017 год


Согласно ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон, фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. На практике чаще всего в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке документа необходимо приступить заранее.

Процедура разработки и утверждения графика отпусков состоит из нескольких этапов:

1. Получение сведений о планируемом времени использования отпусков.

На практике информация о времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной или служебной записки. У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений о времени использования отпусков осуществляют работники кадровой службы.

Предварительные сведения о планируемых отпусках анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений действующего законодательства. При этом в отношении каждого работника учитываются индивидуальные особенности предоставления отпусков: продолжительность отпуска, который должен быть предоставлен работнику, его текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущий рабочий год, причины, по которым отпуск не был использован в предыдущем рабочем году, и другие особенности.

2.Составление графика отпусков.

График отпусков является сводным документом, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1–6 таблицы.

3. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Проект графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, направляется в выборный орган первичной профсоюзной организации, желательно, с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Обратите внимание!

Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза.

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.

Мотивированное мнение может отражать согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде;

Мотивированное мнение бывает, не содержит согласия с проектом графика отпусков, но работодатель согласен с внесенными в проект поправками (в таком случае проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации);

Мотивированное мнение бывает, не содержит согласия с проектом графика отпусков, но работодатель не согласен с внесенными в проект поправками. При такой ситуации, в течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации (переговоры). Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций. Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами;

факт не достижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.

Выдержав процедуру, предусмотренную действующим законодательством в полном объеме, работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Важно! Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект.

Если же мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации получено письменно, то на графике отпусков делается отметка о том, что это мнение учтено при планировании отпусков.

4. Оформление и утверждение графика отпусков.

После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации оформляются следующие реквизиты:

наименование организации (указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах).

код организации (код, включающий восемь знаков, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)).

дата составления (оформляется цифровым способом, кроме даты составления указывается, на какой календарный год составлен график).

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы, после чего утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения).

График отпусков составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года.

5. Ознакомление работников с графиком отпусков.

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков законодательством не предусмотрена, кроме того, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Поэтому работодатель вправе использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Вариант 1. Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11 (порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя).

Вариант 2. Применение специальной учетной формы, например Журнал ознакомления с графиками отпусков (такой журнал можно вести в течение нескольких лет).

Вариант 3. Оформление Листа ознакомления с графиком отпусков.

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Некоторые работодатели ограничиваются ознакомлением всех работников организации с графиком отпусков, чего не достаточно, так как трудовое законодательство предусматривает норму об извещении работников о времени начала отпуска «в дополнение» к общим правилам ознакомления их с локальными нормативными актами работодателя.

График отпусков, как правило, хранится в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения. В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7–10 таблицы унифицированной формы № Т-7.

Срок хранения графика – один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000).

Наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства, поэтому его отсутствие представителями трудовой инспекции квалифицируется как нарушение трудового законодательства.

 

 

Вернуться назад